Malfunzionamenti computer aziendali: come può influire sul fatturato

Ogni azienda, prima o poi, in maniera pressoché ineluttabile, passa per quel momento di frustrazione mista a stress di caricamenti infiniti, errori più o meno consistenti e lentezza generale dei sistemi.

Nonostante questa possa, per i più pazienti, diventare la routine generale quotidiana, questa casistica è spesso e volentieri ciò che influisce sul fatturato.

Come? Vediamolo insieme.

Sistemi di acquisizione e registrazione dati

Partiamo da tutte quelle aziende che basano il loro fatturato sull’acquisizione e registrazione di dati della clientela e delle transazioni effettuate. Praticamente tutte.

Scherzi a parte, quasi ogni azienda, nel mercato contemporaneo, è dipendente dallo strumento digitale. Fatturazioni elettroniche, database clienti, ordini inviati e ricevuti, risultati d’inventario, fiscalità… il computer è, a tutti gli effetti, un po’ come il registratore di cassa dentro un esercizio commerciale: se manca, sono guai.

Quando si parla di fatturato, quindi, è palese che avere problemi nel sistema gestionale, o nella registrazione contabile, o qualsiasi altro processo particolarmente essenziale dell’azienda, può portare a perdite anche ingenti. Se non sono gli errori a creare il problema, i rallentamenti allo stesso modo possono incidere.

Specie per le aziende con al loro interno dei dipendenti a contratto, part-time o full-time che siano, comunque il monte ore totale è pur sempre quello. Nel caso di aziende dove vi sono rallentamenti legati a malfunzionamenti, va da sé che parte di quelle ore a disposizione dei datori, va a prescindere perso nell’attesa, nella poca efficienza elettronica. Questo punto è specialmente vero per quelle aziende legate alla gestione dei dati contrattuali di clienti.

Quante volte al telefono abbiamo sentito dire agli operatori “un momento perché il computer non sta funzionando”? Con attese anche estenuanti? I rallentamenti e i malfunzionamenti non incidono solo sui dipendenti, ma coinvolgono anche i clienti.

Investire sì, ma senza aspettarsi risultati impossibili

Se qualcuno sta leggendo e pensando “devo investire su strumentazione migliore”… purtroppo questa non è la soluzione ottimale. Nonostante sia giusto leggere e scegliere con cura i migliori modelli con cui attrezzare l’azienda, prima o poi qualsiasi sistema, qualsiasi investimento, qualsiasi eccellenza, ha il suo momento di declino. Spesso e volentieri, peraltro, provocato da errori umani e comportamenti poco corretti con suddetti strumenti.

L’idea, quindi, che attrezzarsi con il meglio del meglio sia garanzia di evitare malfunzionamenti, purtroppo, è illusione. Serve sempre in un’azienda, infatti, qualcuno che si occupi di Tech Support, che sia interno o esterno non fa differenza, è necessario però che questo ruolo sia coperto da qualcuno pronto a risolvere i problemi e, se necessario, spiegare ai diretti interessati come non farli accadere nuovamente, se è stato un errore umano.

Rivolgersi ad esperti e professionisti è un punto che si commenta da solo, senza necessità di affrontarlo, ma è bene che tutti coloro che hanno a che fare con strumenti informatici, sappiano almeno le basi di ciò che stanno usando. Troppe volte si trovano operatori, telefonici o di presenza, i quali vivono nel perenne “deus ex machina” di quello che fanno. Procedure imparate a memoria, ripetute per routine, senza che però si abbia la conoscenza adeguata ad affrontare un problema improvviso.

Il punto successivo, per combattere i malfunzionamenti aziendali, è proprio questo: la formazione.

Se sai quello che fai, eviti di fare quello che non devi fare

Uno dei problemi principali nelle aziende più “tradizionali”, è proprio quello di dover conciliare figure professionali molto valide dal punto di vista “analogico”, con le loro lacune informatiche.

Spesso e volentieri si trovano venditori abilissimi, professionisti preparatissimi, i quali però davanti ad un computer, imbarazzati o con quel savoir-faire tipico di chi sa che potrebbe trovarsi di fronte problemi improvvisi, mettpnp le mani avanti con una battuta per dire che non sono pratici di pc. Una figura terribile, di fronte ai clienti.

L’importanza vitale della formazione, compresa di corsi, oppure assunzioni basate su periodi di prova, o prove pratiche una tantum, è sempre sottovalutata. Si pensa sempre che la persona lavoratrice, che abbiamo scelto magari con una selezione piuttosto dura, sia automaticamente pronta ad affrontare ogni problema con la giusta competenza… salvo poi ritrovarsi con persone “tecnofobiche”, refrattarie all’imparare.

Uno strumento “segreto” per queste situazioni, è indubbiamente avere a disposizione di dipendenti e amministratori di vario tipo, un “troubleshooting“ accurato, capace di far affrontare i problemi in maniera autonoma ed efficiente. Il sistema di gestione bancario dice che il Codice Fiscale non è valido nonostante sia scritto giusto? Troubleshooting. La fattura per il cliente Taldetali non può essere emessa perché non valida? Troubleshooting.

Uno dei problemi più constanti con l’inserimento di “procedure di emergenza” nei sistemi, è spesso la scarsa spiegazione da parte di chi le crea, queste procedure. Un’azienda che basa il proprio fatturato, anche in maniera marginale, sul lavoro a computer, deve avere sempre pronta una lista di risposte veloci a problemi considerati comuni. Questo non sostituisce attrezzatura difettosa, programmi pieni di bug o rallentamenti di linea, ma sicuramente aiuta quando queste situazioni si verificano.

Se sai quello che fai, eviti di fare quello che non devi fare, dice un detto. Il punto però è proprio questo: come si può sapere cosa fare, se non si cerca di capirlo mai?

In conclusione

Se tutto quello detto non bastasse, si può fare un piccolo schema per capire quanto si stanno pagando dipendenti “a vuoto”. Quando succede un problema, si segna quali implicazioni ha avuto: perdita di tempo da parte del dipendente? Attesa eccessiva del cliente? Perdita effettiva di una vendita? Errori da correggere e in cui impiegare momenti utili ad altro?

Quando si risponde ai quesiti appena posti, la risposta deve sempre contenere: quanto si può rimediare a questi problemi? Si può far recuperare il tempo perso nella risoluzione delle problematiche? Quei 9 euro persi in un’ora di eccessiva lentezza dei sistemi, possono essere facilmente recuperati? E così tutte le varie casistiche.

Attenzione però, sempre, a non strafare: l’efficienza è il traguardo, ma la perfezione non esiste.